Autor: Konrad Gurbała 31 sierpnia 2017

Częstym problemem, z którym spotykamy się w trakcie naszej pracy jest niewykorzystanie narzędzi metod, strategii, które miesiąc, pół roku, rok wcześniej zostały wdrożone. Pełni zapału menadżerowie wdrożyli lean manufacturing, czy kulturę kaizen. Przeprowadzono 5 s, budowano lean liderów, optymalizowano procesy, jednak gdy tylko konsultanci skończyli swoją pracę. Wszystkie te elementy zaczęły powoli umierać, a do końca roku często nie było po nich śladu. Zwykle w takich sytuacjach słyszymy „lean nie działa”, „kaizen nie da się zastosować w polskich realiach”.

Dlaczego warto?

Dlaczego tak się dzieje. Wydaje mi się, że powody są dwa i oba najczęściej dotyczą pracowników. Po pierwsze w procesie wdrożenia zbyt rzadko uwzględnia się aspekt kultury organizacyjnej – przekonań, nawyków, wartości i zasad zespołu. W efekcie ludzie i tak pracują po swojemu, nie potrafią się przestawić. Nie przyjmują zmian jako czegoś, z czym się utożsamiają, gdyż zostało im to odgórnie zakomunikowane.

Drugim powodem jest niewykorzystywanie narzędzi podtrzymujących wdrożenie lub niewłaściwe ich stosowanie. Dziś powiemy o jednym z nich – tablicach wizualizacyjnych.

 

Czym są tablice wizualizacyjne?

Tak wiele narzędzi i technik kaizen i lean, tak i tablice są zdroworozsądkowym sposobem angażowania pracowników i zapewniania wysokiej motywacji w zespole. W skrócie, to tablice z wynikami. Chyba każdy miał okazje widzieć je choćby raz. Zwykle, to pierwsze źródło Informacji, które rzuca się w oczy po wejściu do firmy, na produkcję czy magazyn. Pełne kolorowych wykresów, tabelek, emotikonów, czy fotografii z komentarzem. Zwykle bardzo schludnie utrzymane pozwalają na błyskawiczną ocenę trendów, wyników i ogólnie tego czy jest dobrze czy nie.

Tablica wizualizacyjna danych produkcyjnych w jednej z firm produkcyjnych.

Ale co tak naprawdę myślą o tych narzędziach komunikacji sami pracownicy? Dlaczego nie wszyscy biorą chętnie udział w codziennych spotkaniach, albo nawet. specjalnie się na nie spóźniają?

W jaki sposób przełożony powinien jak najlepiej wykorzystać kilkuminutowe spotkanie do przekazania i zebrania wszystkich potrzebnych Informacji?

Najczęstsze problemy z wykorzystaniem tablic

Większość pracowników i przełożonych postrzega tablice z wynikami, jako „miejsce, w którym coś wisi.”, a „co dokładnie?” – „jakieś wykresy”. Przyczyn może być kilka.

Po pierwsze zbyt słabe włączenie pracowników we wdrożenie i niewystarczające zakomunikowanie zmiany.

Po drugie często brakuje precyzyjnego określenia tego, kto jest właścicielem projektu lub osobą odpowiedzialną za aktualizowanie i utrzymywanie tablicy. Zwykle informacje podzielone są z przypisaniem do kategorii takich jak: „BHP”, „Produkcja”, „Jakość”, „Koszty”, „Dostawy”, „Harmonogram”, „Szkolenia”, itp. Oznacza to w praktyce, że każdy z obszarów jest uzupełniany o dane przygotowywane przez inną osobę. Obok informacji o paczkach świątecznych wiszą cele roczne i liczba absencji w miesiącu. Powstaje chaos informacyjny.

Po trzecie managerowie zbyt optymistycznie zakładają, że jeśli informacja znalazła się na tablicy, to znaczy, ze wszyscy zainteresowani pracownicy są poinformowani . Trudno jest jednak tego wymagać publikując informacje nieregularnie, w samym środku dnia pracy, gdy większość osób jest zwyczajnie zajęta swoimi obowiązkami. A dodawanie kolejnych kartek, tylko potęguje problem. To jak z billboardami, tylko 5% osób zwraca na nie uwagę.

Po czwarte brak dodatkowych oznaczeń i legend. Istotna jest też odpowiednia struktura i kaskada celów, którą bardzo precyzyjnie można stworzyć przy pomocy hoshin kanri Warto też czasami poprosić kogoś, kto nie jest codziennie użytkownikiem tablicy, o krótkie ćwiczenie polegające na próbie odczytania i interpretacji Informacji, które widzi. Spojrzenie „świeżym okiem” może być bardzo pomocne.

Jak stworzyć efektywny system tablicowy?

Dobrą praktyką w zaangażowaniu pracowników jest stworzenie kilku tablic, z różnym zestawem informacji. Rekomendujemy 2 lub 3 różne poziomy wizualizacji informacji, w celu lepszego zaangażowania pracowników :

  • Ogólny – wskaźniki w formie KPI (informacje dotyczące strategicznego kierunku działania, w odniesieniu do celów długoterminowych)
  • Działowy – dane dotyczące wyników osiąganych przez dany obszar (w odniesieniu do celów średnio-krótkoterminowych)
  • Bieżący – dane dotyczące wyników osiąganych podczas danego dnia / zmiany (white board z markerem, bieżące dane z produkcji)

Tablice pomagają w ustandaryzowaniu sposobu wizualizacji danych (wskaźników) i kontroli osiągania celów.

Tablica na poziomie Ogólnym powinna zawierać 4-6 obszarów działania przedsiębiorstwa ze wskaźnikami monitorowanymi i uzupełnianymi raz na miesiąc. Warto, aby zawierała również informacje odnośnie Wizji i Misji (o tym jak tworzyć dobrą wizję pisał Emil) przedsiębiorstwa oraz szerokiego kontekstu działania. Dlaczego warto? Przełożony może wykorzystać dane na tablicy do wyjaśnienia kierunku strategicznego przedsiębiorstwa, podniesienia świadomości pracowników oraz pokazania wpływu poszczególnych elementów (na osiągniecie celu przedsiębiorstwa. Pomaga to też zwiększyć zaangażowanie pracowników, którzy zaczynają czuć się częścią przedsiębiorstwa.

Tablica na poziomie Działowym ma kluczową funkcję w procesie zarządzania i motywowania zespołu. Dane na niej zamieszczone to element prezentacji krótkoterminowych celów działania. Zwykle miesięcznych. Od ich osiągnięcia, zwykle uwarunkowana jest premia. Powinniśmy zaznaczać na nich tendencję lub trend, który ma wpływ na osiągnięcie ostatecznego efektu. Dobrze, abyśmy omawiali tablicę działową co najmniej raz w tygodniu .

 

Tablica bieżących wyników np. produkcyjnych jest podzielona, najczęściej, na 2 części: dane z produkcji raportowane w odstępach godzinnych lub zmianowych oraz sekcję ze zgłoszeniami awarii lub problemów, które miały wpływ na zarejestrowany wynik. Niektóre firmy wykorzystują poszczególne sekcje tablicy do odwzorowania procesu rozwiązywania problemów, czy to w oparciu o jakiś autorskich schemat, czy cykl PDCA, ale najczęściej najważniejsze zdarzenia są po prostu jedynie zaznaczane.

O schemacie prowadzenia spotkania napiszemy w oddzielnym artykule, ale na pewno warto, aby przełożony pamiętał o tym, że informacje, które przekazuje powinny być uzupełnione komentarzem, . Proste techniki, które warto wykorzystać, to na pewno:

  • feedback
  • przekaz „ja”
  • przekazywanie oczekiwań.

Rodzaje spotkań tablicowych. Co jest ważne?

Przede wszystkim konsekwencja, która doprowadzi nas do nawyku. Żeby czynność nim się stała potrzeba od 30 do 70 powtórzeń. Ponadto szacunek do załogi i dzielenie się z nią odpowiedzialnością. Pokazanie, że są ważnym elementem całej strategii biznesowej firmy.

Znajdą się na pewno przełożeni, którzy będą w stanie ze spotkania zrobić prawdziwe show, ale samo zaprezentowanie wyniku i stwierdzenie czy „jest dobrze, czy niedobrze” wpłynie na poziom motywacji pracowników. Dodanie do każdego z omawianych punktów informacji o tym co wpłynęło na osiągniecie takiego wyniki, ze wskazaniem osób, które miały największy udział nic nie kosztuje, a ma duży wpływ na podniesienie poziomu motywacji. Rzetelne omówienie napotkanych problemów, bez robienia z kogoś kozła ofiarnego, ale z omówieniem przyczyn, skutków i podjętych działań, pokazuje, że problemy są rozwiązywane i powinno zachęcić pracowników do dyskusji nt. pomysłów na rozwiązanie lub zapobieżenie pojawieniu się ich znowu w przyszłości.

Zatem, jak nie stracić efektów wdrożenia. Odpowiedzi jest wiele. Jednak motywacja, zaangażowanie i współodpowiedzialność jest jednym z ważniejszych elementów, które na to wpływają. Prostym i skutecznym narzędziem, by je podtrzymywać są z pewnością, dobrze prowadzone tablice wizualizacyjne i regularnie prowadzone spotkania z ich wykorzystaniem.

***

Już 14 września (czwartek) w Warszawie odbędzie kolejna edycja inspiracyjnych warsztatów planowania strategicznego z wykorzystaniem Hoshin Kanri. Podczas wydarzenia powiemy m.in. o tym jak dobrze wdrażać plan strategiczny i jak dobrze go monitorować. Szczegóły tutaj.

Wydarzenie przeznaczone jest dla kadry zarządzającej z firm 30+ z Mazowsza i okolic.

 

Dodaj komentarz:

Grzesiek |

Akapit o roli motywującej takich spotkań „tablicowych” jest ważny i dobrze, że znalazł się w artykule.