Autor: Emil Osiewicz 14 marca 2017

Konieczność przygotowania strategii, tak w biznesie jak w podróży, jest rzeczą naturalną. Prawdopodobnie większość firm posiada sprecyzowane kierunki rozwoju. Jednak kluczem do sukcesu jest nie tylko posiadanie strategii i kaskady celów, ale umiejętność przełożenia jej na działanie. Skoncentrowanie wszystkich zasobów na wizji, skrupulatne przygotowanie, wykorzystanie doświadczeń zespołu i osiągnięcie wyznaczonych celów, nie są już tak częste, jak posiadanie strategii. Dlatego nie wszyscy, podobnie jak Scott, osiągną swój cel. Czego uczą nas polarne doświadczenia Amundsena i jego towarzyszy? W jaki sposób Amundsen osiągnął sukces? Jak pójść jego drogą?

Zaplanuj szczęście

Mogę powiedzieć, że to jest najważniejszy czynnik – sposób, w jaki wyposażona jest wyprawa – sposób, w jaki każda trudność jest przewidziana, a środki zapobiegawcze podjęte, aby ją poznać lub jej uniknąć. Zwycięstwo czeka na tego, który utrzymuje wszystko w należytym porządku – ludzie nazywają to szczęściem.

Porażka jest pewna dla tego, kto zaniedbał, we właściwym czasie, podjęcie środków zapobiegawczych; jest to nazywane [przez ludzi] pechem.

 The South Pole, Roald Amundsen

Powyższy cytat pochodzi z dziennika Roalda Amundsena. Słowa te napisał po zdobyciu wraz czterema towarzyszami, 14 grudnia 1911 roku bieguna południowego. Dotarł tam pięć tygodni przed Robertem Falconem Scottem, który prowadził konkurencyjną wyprawę. Amundsem zasłynął nie tylko dzięki dotarciu do celu jako pierwszy. Wraz ze swym zespołem udało mu się bezpiecznie powrócić, w przeciwieństwie do Scotta.

Naukowcy, dziennikarze, polarnicy zastanawiali się, co było kluczem do sukcesu Amundsena, a co przyczyniło się do porażki Scotta. Większość wniosków i argumentów sprowadza się do sformułowania: mądra realizacja dobrego planu. W biznesie, jak w wyprawie na biegun, trzeba mieć plan. I musi on być naprawdę dobry. Obaj polarni rywale mieli strategię dotarcia. Brutalna rzeczywistość Arktyki pokazała, wyższość planu Amundsena, który jako siłę pociągową wykorzystał psy. Scott sięgnął po kuce, teoretycznie silniejsze i wytrzymalsze. Jednak kuce potrzebowały więcej jedzenia, były zbyt ciężkie i nieodporne na arktyczne temperatury. To nie był dobry plan. Ale to jeszcze nie wszystko, aby odnieść sukces, dobry plan, musi być realizowany z pełną determinacją i w mądry sposób. Metodą, która pomaga nie tylko w planowaniu, ale także mądrym wdrożeniu jest hoshin kanri. Wywodzący się z Japonii sposób na budowanie strategii, opartej na mocnej wizji sukcesu i koherentnych celach, które konfrontowane są z wiedzą i doświadczeniem pracowników. Jej ważną przewagą nad innymi metodami, jest możliwość koncentracji wszystkich wysiłków firmy na wizji, którą chce się realizować. Jest też na tyle uniwersalna, że sprawdza się przy układaniu strategii globalnego koncernu, jak i małego poddostawcy.

Każda firma ma swój biegun

Twoja firma to ekspedycja na biegun południowy. Gdzieś na skutej lodem Antarktydzie jest cel. Przed Wami kolejne etapy, które krok po kroku do niego prowadzą. Jako doświadczony polarnik wiesz, że po drodze zdarzą się nieprzewidziane przygody a ostateczny sukces zależy od stanu technicznego sprzętu, wyposażenia, zapasów, dobrego zarządzania oraz determinacji i spójnej współpracy załogi.

  • Czy jesteś przekonany, że członkowie ekspedycji i wszystkie zasoby zmierzają w tym samym kierunku?
  • Czy wiesz, jaki to kierunek i czy Twoi ludzie to wiedzą?
  • Czy wiesz, w jakiej kondycji są Twoi towarzysze?
  • Czy zdajesz sobie sprawę z tego, jak długa jeszcze przed Wami podróż i czy zdążycie dotrzeć na miejsce zgodnie z planem?
  • Czy masz przekonanie, że nie podejmujecie działań, które nadwyrężają zasoby, nie przybliżając do celu?

Być pierwszym na biegunie

Wizją Amundsena było dotrzeć na biegun południowy, w miejsce, gdzie jeszcze nigdy nie dotarł człowiek. Mimo ich wielkiego doświadczenia wizja była niezwykle ambitna i dzięki temu mieli silną motywację, by ją osiągnąć. Wszyscy członkowie ekspedycji wiedzieli, na co się decydują. Mimo, że nigdy nie dotarli tak daleko, znali kierunek i mogli lepiej przygotować się na to, co ich spotka. Wizja dyktowała także wiele decyzji począwszy od wyposażenia, poprzez zabrane na pokład zasoby aż po kluczowe decyzje podjęte podczas wyprawy.

Inspirująca wizja to podstawa planowania strategicznego z wykorzystaniem metody hoshin kanri. Mimo, że o konieczności posiadania wizji, wie wielu managerów, jednak w praktyce niewiele firm korzysta z jej siły. Dobra wizja wyznacza kierunek, angażuje i motywuje zespół i pomaga podejmować trafne decyzje. Hoshin kanri powstaje wokół takiej wizji, która nadaje tempo i kierunek w drodze do celu.

Poznaj realia, określisz cele

Amundsen starał się zebrać możliwie jak najwięcej informacji o warunkach na biegunie. Chciał przewidzieć, wszystkie możliwe trudności i znaleźć właściwe rozwiązania. Dzięki temu określił właściwe cele i zaplanował wyprawę w najdrobniejszych szczegółach. Norweg przygotował bardzo wytrzymałe namioty, stroje ze skór fok, reniferów i wilków, które zapewniały ciepło i wentylację. Opracował specjalne sanie, narty i buty testowane dwa lata. Gdy stwierdził w drodze powrotnej z bieguna, że nadmiar żywności może go spowolnić zostawił ją. A gdy okazało się, że zaczyna brakować mu żywności poświęcił najsłabsze zwierzęta. Dla odmiany jedną z przyczyn porażki Scotta, był sprzeciw wobec wykorzystania kuców do dostarczenia zapasów żywności do magazynów, co wiązałoby się z ich śmiercią. Scott przypłacił to życiem, zginął kilka kilometrów po przejściu miejsca, gdzie miał być magazyn.

Znając kierunek i cel podróży, musimy zrobić to, co Amundsen: określić jak tam dotrzemy. Planowanie i kaskadowanie celów to zwyczajowe rytuały w każdej organizacji. Jednak jak często , po wielotygodniowych dyskusjach ostateczne cele nie są ze sobą spójne, a stanowią raczej wypadkową siły przebicia menadżerów, których dotyczą? Jak wiele razy ludzie odpowiedzialni za ich realizację nie widzą w nich nic motywującego? W ilu przypadkach cele marnują potencjał i zasoby, nie przybliżając do sukcesu? Ile razy planowanie odbywa się w cyklach rocznych podczas, gdy rzeczywistość zmienia się z tygodnia na tydzień? Zaplanowanie celów wspierających osiągnięcie sukcesu, to duże wyzwanie. Z pomocą przychodzi nam wizja. Dzięki niej łatwiej określić, co jest niezbędne w drodze i kiedy powinniśmy to uzyskać. Łatwiej też odrzucić to, co będzie stanowiło zbędny balast.

Jak nie zgubić trasy?

Amundsen, wiedział jak ważne jest morale zespołu, gdy ludzie są wycieńczeni, kończą się zapasy, a temperatura sięga -50⁰C. Wiedział, że wtedy każdy metr się liczy. Postawił na przygotowane wcześniej arkusze nawigacyjne, które znacznie ułatwiały obliczenia, zabrał ze sobą doświadczonych nawigatorów (czterech na pięciu zdobywców bieguna miało zaawansowane umiejętności nawigacyjne) i lekki prosty w obsłudze sekstant, w przeciwieństwie do Scotta, który polegał tylko na sobie i skomplikowanych przyrządach.

Tak, jak wizja pomaga w zorientowaniu kompasu, a cele określają kolejne punkty nawigacyjne, tak mapa, pozwoli nam orientować się w sytuacji. Hoshin kanri dostarcza narzędzi, które dobrze wizualizują naszą strategię. W jednym miejscu widzimy wizję, cele strategiczne i roczne oraz projekty, które prowadzą do ich realizacji wraz z harmonogramem. Identyfikujemy powiązania między nimi dzięki czemu możemy precyzyjnie określić oczekiwane efekty i czas dotarcia do nich. Narzędziem, które wspiera ten proces jest matryca X. Doskonale obrazuje ona plan. Zapewnia większą kontrolę. Ma to szczególne znaczenie, gdy warunki są trudne, a członkowie wyprawy zmęczeni.

Słuchaj ludzi

Norweg, miał głęboka samoświadomość. Wiedział na co go stać, ale też znał swoje ograniczenia. Właśnie dlatego, często pytał, uczył się od innych. W trakcie całego procesu przygotowań i wyprawy, konsultował się z ekspertami, autorytetami, ale też towarzyszami. Wsparł się umiejętnościami ludów żyjących w warunkach polarnych. Konsultował swoje decyzje z polarnikiem i kapitanem statku Fridtjofem Nansenem. Weryfikował plany pod wpływem uwag członków wyprawy, jak wtedy, gdy zrezygnował, za sprawą Johansena, z wymarszu tuż po zakończeniu nocy polarnej.

Hoshin kanri uwzględnia ten aspekt. Ważnym elementem metody jest catchball, czyli skonfrontowanie wypracowanej strategii z doświadczeniem załogi. Z jednej strony pozwala to zespołowi menedżerskiemu dobrze przygotować strategię. Z drugiej strony, dzięki czytelnej strukturze i miernikom pracownicy mogą odnieść do planu, osadzić go w realiach, wnieść swój cenny know-how a tym samym zapewnić planowi wykonalność. Jednocześnie ze zrozumieniem kierunku, celów i środków rośnie współodpowiedzialność wszystkich za efekt końcowy.

Właściwa perspektywa

Menedżerowie, właściciele, prezesi mają dość dobry ogląd całości firmy. Jednak często schodzą do poziomu operacyjnych szczegółów. Sprawdzają, co się dzieje z setką psów zaprzęgowych, czy zapasy są właściwie przechowywane albo jak członkowie wyprawy radzą sobie z bieżącymi zadaniami i w jakiej są kondycji. To dobrze, ponieważ bezpośrednio zyskujemy świadomość sytuacji. Często jednak w firmie dzieje się zbyt dużo, abyśmy mogli realnie przyjrzeć się wszystkim sprawom. Tymczasem regularny przegląd postępów i odniesienie do precyzyjnych mierników wypracowanych i zwizualizowanych w toku hoshin kanri pozwala stale mieć dokładną orientację w biznesowym terenie, bez konieczności nadmiernego zagłębiania się w szczegóły.

Plan – czasami musisz go zmienić

Amundsen nie ustrzegł się błędów, nie zdołał przewidzieć wszystkiego. Z obawy przed przegraną ze Scottem, popełnił falstart. Wyruszył po raz pierwszy za wcześnie, już na początku września, gdy warunki pogodowe nie były jeszcze wystarczające. Po czterech dniach intensywnej wędrówki temperatura spadła do -58°C. Amundsen zarządził powrót do bazy. Wkrótce było już tak źle, że, kilka psów zdechło, kilka umieszczono na saniach, a część zapasów zostawiono. Norweg nakazał wracać jak najszybciej i wraz z dwoma towarzyszami, nie czekając na resztę, ruszył do bazy. Dotarł do niej pierwszy. Dopiero w trakcie kilku kolejnych godzin przybywali pozostali członkowie wyprawy. Prestrud i Jahansen dotarli do bazy na końcu, już po północy. Pierwszy odmroził sobie pięty. Drugi zarzucił Amundsenowi porzucenie wyprawy i dbanie bardziej o siebie niż towarzyszy. Obaj zostali wykluczeni z ponownej próby zdobycia bieguna – ambitne cele wymagają zwartego zespołu.

Zmieniająca się rzeczywistość biznesowa, nowe przepisy, działania konkurencji nieuchronnie zmodyfikują nasz plan. Ważniejsze jest jednak nie tyle zrealizowanie planu punkt po punkcie, co elastyczne prowadzenie firmy w stronę zakładanej wizji. Gdy mamy określony kierunek, zaangażowany zespół i dobrą mapę znacząco zwiększamy szanse na sukces. Nawet jeśli w drodze przyjdzie nam podjąć trudne decyzje i będziemy musieli zmodyfikować plan. Mając przygotowaną hoshin kanri zrobimy to świadomie, precyzyjnie i skutecznie.

Mimo, że wizja pchała Amundsena naprzód, potrafił wyciągnąć wnioski ze swojej porażki. Ambicja nie odebrała mu umiejętności dostosowania planu do nowych okoliczności. Wiedział, kiedy musi się wycofać.

Musimy wrócić i zaczekać do wiosny. Nie mogę rozważać dalszego narażania ludzi i zwierząt po tym, gdy już się wycofaliśmy. Jeśli mamy wygrać, wszystko musi być dokładnie przygotowane; jeden fałszywy ruch i przegramy– zapisał w dzienniku, a kilka miesięcy później, jako pierwszy człowiek, zdobył biegun południowy.

 

Korzyści z hoshin kanri

  1. Czas na refleksję nad biznesem, jego kierunkiem i celami, uwzględnienie wielu perspektyw, doświadczeń, ryzyk i możliwości
  2. Sformułowanie ambitnej i motywującej wizji, stanowiącej paliwo dla długodystansowej wyprawy do celu, zapewniającej energię i motywację Załogi.
  3. Jasne kryteria ustalania spójnych celów, priorytetyzacji projektów i podejmowania decyzji, eliminacji zbędnych działań.
  4. Spójne, konstruktywne i wykonalne połączenie tego, co robi Zespół z tym, co chce osiągnąć Zarząd.
  5. Czytelne mierniki: wyprzedzające, pomagające sterować realizacją celów i stanowiące system wczesnego ostrzegania oraz wynikowe, pozwalające precyzyjnie określić czy już można otwierać szampana.

Dodaj komentarz: