Autor: Emil Osiewicz 7 czerwca 2017

Realizacja strategii to zawsze gra zespołowa. Dlatego warto, aby wszyscy zawodnicy byli zaangażowani i dobrze znali swoje zadania. Czasami jednak proces podziału zadań i ich delegowania bardziej przypomina nieudany stage dive, niż konstruktywną pracę nad wdrożeniem strategii. Jak tego uniknąć, piszemy w tym wpisie.

Catchball to metoda przygotowania projektów i inicjatyw do wdrożenia, zakładająca partycypację możliwie najszerszej grupy pracowników. Jak wskazuje nazwa, metoda jest podobna do rzucania, łapania i odrzucania piłeczki. Jednak w tym przypadku przerzucamy sobie informacje – konsultujemy nasze strategiczne. pomysły.

 

Stage dive, czyli zaangażowanie i odpowiedzialność

Nieudany stage dive George’a Watsky’ego

W 2013 roku podczas koncertu w Alexandra Palace, George Watsky, amerykański muzyk, postanowił wykonać wyjątkowo efektowny stage dive, czyli skok w tłum publiczności. Miał być tak wyjątkowy, że artysta wspiął się na konstrukcję, na której zamocowane było oświetlenie i z niej skoczył. Nie wszyscy fani zdołali się odsunąć i w efekcie dwie osoby zostały poszkodowane. Na szczęście najpoważniejszym urazem  była złamana ręka, ale mogło się skończyć znacznie gorzej.

Muzyk był przekonany, że zna swoich fanów, a ci nie pozwolą mu upaść. Myślał, że tłum oszaleje z radości i poniesie go na rękach przez całą salę.  Fani natomiast zobaczyli szaleńca, który zagraża ich życiu. Zamiast efektownego stage dive’u, wyszedł epicki dive fail.

Odnoszę wrażenie, że w wielu firmach nowe pomysły po krótkim locie nad głowami zespołów, których dotyczą, lądują awaryjnie na bocznym torze. Nawet jeśli nie od razu i początkowy zapał pozwala rozpocząć projekt, później jest coraz trudniej i niepostrzeżenie niedokończony projekt znika w mroku dziejów. Jak pokazują statystyki, taki nieudany stage dive czeka, według różnych danych , 50%- 70 % projektów.

Hoshin kanri – strategia krok po kroku

Tak, jak pisaliśmy w poprzednich tekstach(tutaj ogólnie o metodzie), hoshin kanri to metoda planowania strategicznego, która zapewnia spójność i wykonalność naszych działań poprzez ich głęboką weryfikację z ludźmi, którzy będą ją wdrażać. Catchball, będący częścią metody przygotuje nasz Zespół do przyjęcia na swoje barki strategicznych pomysłów. Pomoże im lepiej zrozumieć cele i zbudować odpowiednią przestrzeń do realizacji.

Po tym jak określimy wizję (więcej o tym jak ją przygotować), dopasujemy do niej cele strategiczne i cele roczne (rozwijamy ten temat tutaj), przychodzi czas na przygotowanie listy projektów i inicjatyw, które będą realizować nasze cele. Na etapie planowania wiele z nich, to nadal hasła powstałe w głowach zespołu przygotowującego strategię. Wiele z nich posiada już określone mierniki (tzw. lead measures), które obrazują oczekiwany rezultat. Na etapie planowania listy projektów rocznych to wystarczy. Szczegóły takie jak zakres, budżet, harmonogram mogą pozostać niedookreślone.

Catchball – zwiększ szanse na wdrożenie

Jednak, aby pójść dalej, konieczne jest doprecyzowanie każdego z nich i tu na scenę wkracza catchball. Jego pierwszym krokiem jest przypisanie odpowiedzialności za poszczególne projekty. Najczęściej dzielą je między siebie członkowie zespołu, którzy przygotowywali strategię. Praktyka pokazuje, że projekty są zróżnicowane co do  kalibru i poziomu trudności a ich ilość przekracza możliwości realizacyjne zaangażowanych osób. Dlatego w następnym kroku prosimy o zdelegowanie części z nich podwładnym. W ten sposób powstaje poszerzony zespół, który od tego momentu będzie pracował nad ostatnim etapem planowania a później nad realizacją planu.

Praca w poszerzonym zespole to dobry czas, żeby zaangażować szerszą grupę, pokazać im wizję, cele i pomysł na ich realizację oraz poprosić o feedback. Poszerzony zespół to pierwszy recenzent naszej pracy. Wdrożenie nowych osób w plany strategiczne pokaże, które zagadnienia mogą być postrzegane przez organizację jako najbardziej ryzykowne,
a które z nich zostaną przyjęte ze spokojem. Takie pierwsze zderzenie planu
z firmową rzeczywistością, zaowocuje przygotowaniem planu komunikacji i wdrożenia uwzględniającym pytania, wątpliwości, spostrzeżenia wnoszone przez kolejne angażowane osoby. Dzięki temu, strategiczne projekty „rzucane” na barki zespołu unikną epickiego dive fail’u, ponieważ zarówno projekt jak i jego odbiorcy są dobrze przygotowani do skoku.

Jak to działa?

Kolejnym krokiem jest systematyczne doprecyzowywanie projektów z listy. Odbywa się to jednak w specyficzny sposób, w uporządkowanej formule projektowej. Zdarza się, że korzystamy wtedy z używanych przez daną organizację formularzy projektowych, które w uporządkowany, szczegółowy i jasny dla wszystkich sposób pozwalają opisać cel, zakres, interesariuszy, budżet, harmonogram i inne istotne elementy projektu. Kluczowe jest, żeby od początku osobą odpowiedzialną za uzupełnienie karty projektu była osoba, która będzie realizować projekt. Zgodnie z przysłowiem, „jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz”, odpowiedzialny szykuje sobie przestrzeń do skutecznej realizacji projektu. Gromadzi informacje, doprecyzowuje oczekiwania, stawia warunki i… odrzuca piłkę w stronę sponsorów – najczęściej Zarządu lub Dyrektora odpowiedzialnego za realizację strategii. Rolą sponsorów jest uchwycić wątpliwości, spostrzeżenia i uwagi Zespołu po czym uwzględnić je w planie strategicznym. Następnie ponownie piłeczka jest odrzucona w stronę realizatorów. Taka kilkukrotna iteracja pozwala na urealnienie zaplanowanych zadań i projektów, głębokie zrozumienie celów i ograniczeń związanych z projektami przez osoby, które je realizują. W sposób automatyczny odpowiedzialność przesuwa się na ramię realizującego. Jednak nie na zasadzie polecenia a raczej dialogu i stworzenia odpowiednich warunków do zrealizowania zadania z sukcesem. Produktem są karty projektów zaakceptowane przez Sponsorów i zinternalizowane przez kierowników projektów.

Praktyczne aspekty catchball

Proces urealniania naszej strategii łącznie zająć może nawet kilka dni. Natomiast jest to czas, w którym strategia zaczyna być już realizowana. Klasycznej komunikacji zmiany jest znacznie mniej. Dodatkowo taki sposób przekazywania strategii jest znacznie bardziej skuteczny. Przygotowywane są karty projektów, podczas których wypracowywane są już szczegóły operacyjne. Dlatego nie jest to na pewno czas stracony.

W praktyce catchball przynosi wiele udoskonaleń w każdej strategii przygotowywanej z pomocą hoshin kanri. Tak było w trakcie wdrażania just in time w jednej z firm produkcyjnych. Okazało się, że trzeba było dostosować znacznie więcej obszarów niż zakładał zarząd. Innym razem, gdy właściciel chciał zastosować nową technologię w firmie, specjalista R&D, który posiadał szeroką wiedzę z funkcjonalności tego rozwiązania, przekonał zarząd, że nie warto w nie inwestować.

W trzecim przypadku dyrektor działu postanowił uprościć zasady dostępu pracowników do danych, w ramach polityki angażowania zespołu. Rzecz wydawała się łatwa do wdrożenia. Pracownik odpowiedzialny za ten projekt, jeszcze na etapie planowania, zorientował się, że z przyczyn technicznych, nie będzie to możliwe w zakładanym czasie. Dzięki temu zespół planowania mógł na wczesnym etapie dostosować strategię. Zazwyczaj, tego typu drobne przeciwności, wychodzą dopiero w trakcie projektu, gdy zmiana planu jest dużo bardziej skomplikowana, a zarządzenie skutkami jest dużo bardziej czasochłonne i kosztowne.

Korzyści angażowania

Owocem catchballu jest zespołowe zrozumienie wyzwań wynikających ze strategii oraz zakresu zadań składających się na ich realizację. Zyskujemy też zaangażowanie większej części zespołu oraz możemy zaadresować wątpliwości, ryzyka, lęki ujawniające się w kolejnych rundach chatchballu. Odpowiedzialność i niezbędne zasoby zostają rozdysponowane i przyjęte przez zespoły realizujące strategiczne zadania i projekty. Przygotowany w ten sposób hoshin kanri wraz z dokumentacją projektową stanowi praktyczne narzędzie dalszego monitorowania działań, zarówno na poziomie strategicznym jak i taktycznym.

Dobrze przeprowadzony catchaball pozwala cieszyć się widokiem kolejnych inicjatyw strategicznych, niesionych do celu tłumem zaangażowanych rąk. Satysfakcja z „dotknięcia”  najważniejszych dla firmy projektów oraz dołożenia czegoś od siebie, motywuje i daje radość, jak na dobrym koncercie. Nasze strategie, czego wszyscy sobie życzymy, mogą przecież kończyć się tak:

 

Autor zdjęcia: By Lugnuts (talk) – I (Lugnuts (talk)) created this work entirely by myself. Photo from Pearl Jam show dated 17th August 2009., CC BY-SA 3.0, https://en.wikipedia.org/w/index.php?curid=24027300

 

 

 

Dodaj komentarz: