Opis problemu

Opis problemu

Czas obsługi faktur korygujących wynosił średnio 14 dni. W proces zaangażowanych było zbyt wiele osób (6), które przez niewłaściwy podział zadań pracowały nieefektywnie. Często tworzyły się zatory i wąskie gardła. Proces składał się z 17 kroków, z których duża część nie była wartością z punktu widzenia klienta.

Cel

Cel

Założyliśmy bardzo ambitny cel, który na pierwszy rzut oka wydawał się nierealistyczny. Proces miał zostać skrócony do 2 dni i miało obsługiwać go 5 osób.

Przygotowanie i realizacja

Przygotowanie i realizacja

Rozwiązanie miało zostać wypracowane podczas jedno dniowego warsztatu kaizen. Przygotowania do jego realizacji zajęły ponad cztery dni. W tym czasie przeprowadzaliśmy wywiady ze wszystkimi uczestnikami procesu, aby jak najwięcej dowiedzieć się o jego przebiegu oraz wziąć pod uwagę różne perspektywy patrzenia. Kolejnym z etapów przygotowań do warsztatu było zebranie i analiza danych. Obserwacje trwały ok. miesiąca. Przygotowane dane posłużyły do określenia miejsc na których trzeba się skupić w celu optymalizacji lub eliminacji.

Podczas warsztatu stworzyliśmy mapę obecnego procesu, ze wszystkimi jego niedoskonałościami, zaznaczając w niej wszystkie kluczowe elementy. Drugim krokiem było stworzenie mapy idealnego procesu. Na tej podstawie wspólnie z uczestnikami wypracowaliśmy rozwiązanie i uzasadnienie biznesowe wdrożenia zmian, pokazujące liczbę błędów, ich koszty, straty czasu, szkody wizerunkowe. Zwieńczeniem warsztatu było pilotażowe wdrożenie rozwiązania, które dla wielu uczestników było sporym pozytywnym zaskoczeniem.

Efekty

  • Skrócenie czasu realizacji procesu z 14 do 2 dni
  • Wprowadzenie kontroli prewencyjnej (wyrywkowe sprawdzanie kilku dokumentów miesięcznie), detekcyjnej (w formie raportu)
  • Wdrożenie nowych rozwiązań SAP-CEP (możliwość drukowania zestawów dokumentów bez konieczności pojedynczego klikania)
  • Wdrożenie nowych rozwiązań w bazie danych skarg w systemie
  • Zmniejszenie ilości sprawdzanych dokumentów przez poszczególne osoby
Przed: 14 dni, po: 2 dni