Opis problemu

Opis problemu

Kodeks Przejrzystości Transparency to europejski program transparentności wydatków firm farmaceutycznych, dotyczących współpracy ze środowiskiem medycznym. W Polsce blisko 30 firm przystąpiło do projektu.

Klient, firma z branży farmaceutycznej, zadeklarował udział w tym projekcie. Konieczne było szybkie i efektywne zarządzenie projektem, na który składały się cztery wątki:

  • Przygotowanie danych – wymagające zarządzenia pracą zespołu gromadzącego i przetwarzającego dane zgodnie z międzynarodowym standardem.
  • Opracowanie, przygotowanie i wdrożenie narzędzia IT – dedykowanego systemu informatycznego, umożliwiającego prezentację danych z zachowaniem wysokich standardów poufności.
  • Uruchomienie procesu – zaprojektowanie i uruchomienie od podstaw procesu od momentu zbierania danych do ich publikacji.
  • Współpraca z interesariuszami – komunikacja i interakcje z licznymi osobami i instytucjami zainteresowanymi projektem.

Cel

Cel

Opublikowanie danych w wyznaczonym terminie 29 czerwca 2016 r. przy zachowaniu najwyższej jakości i kompletności danych.

Realizacja

Realizacja

Projekt realizowany był przez Kaizendo w okresie od listopada 2015 do sierpnia 2016. W projekcie wykorzystaliśmy wiedzę i doświadczenie z obszaru zarządzania projektami, wsparliśmy ją elementami metodyki lean i filozofii kaizen.

Na początku stworzyliśmy macierz podziału kompetencji (RACI) oraz zaproponowaliśmy zbudowanie zespołu projektowego. Ekspert z naszego zespołu został też project managerem wdrożenia Kodeksu Przejrzystości. Następnie ustaliliśmy harmonogram działań. We wszystkich aktywnościach uwzględniać musieliśmy oczekiwania i standardy organizacji INFARMA oraz zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie ze strony Spółki nadrzędnej..

Wyzwaniem było przygotowanie systemu IT, który będzie zarządzał bazą danych (ok. 10 tys. pozycji przypisanych do ok. 6 tys. pracowników służby medycznej) oraz całym procesem. Dzięki dobrej koordynacji oraz ścisłej współpracy z klientem i podwykonawcami, system powstał w zaplanowanym terminie i był dopasowany do wymagań wszystkich stron.

W ramach projektu stworzyliśmy procedurę działania systemu ułatwiającą pracę przyszłym administratorom oraz notę metodologiczną, która pełniła formę instrukcji dla przyszłych użytkowników tworzonego serwisu. Sprawna koordynacja prac zespołu projektowego, podwykonawców i pozostałych uczestników procesu, pozwoliła na wdrożenie Kodeksu Przejrzystości w terminie przy zachowaniu wysokiej jakości.

Efekty

  • Projekt wdrożony w terminie.
  • Zachowanie wysokiej jakości na poziomie 95% – liczba błędów po publikacji danych wynosiła ok.
  • Efektywna obsługa procesu – po wdrożeniu Kodeksu Przejrzystości, do obsługi systemu wystarczy jedna osoba