Opis problemu

Opis problemu

Dział Szkoleń i Rozwoju w jednej z dużych firm z branży paliwowej mierzył się z wysokimi kosztami realizacji szkoleń oraz znikomą rolą w organizacji, sprowadzoną do czynności administracyjnych. Dział ten nie odpowiadał za wybór konkretnego szkolenia, jego wartość merytoryczną ani planowanie rozwoju kompetencji pracowników. Jego rolą było znalezienie dostawcy szkolenia zaspokajającego potrzebę zgłoszoną przez menedżera, a także cała obsługa organizacyjno-administracyjna tego szkolenia. Zatem najważniejsza funkcja działów HR, czyli przygotowanie i realizacja polityki szkoleniowo-rozwojowej, nie była tam realizowana.

Osoby z wieloletnim doświadczeniem w Zespole, który powinien dbać o rozwój pracowników, same czuły się zaniedbane w tym zakresie. Poczucie stagnacji i braku rozwoju mogło spowodować odejście pracowników, bardzo dobrze znających organizację oraz specyfikę rynku szkoleń.

Cel

Cel

Cele projektu zakładały przeprowadzenie gruntownej zmiany sposobu działania w Dziale Szkoleń i Rozwoju w tym:

  • Zmiana roli Działu Szkoleń z administratora na partnera dla menedżerów
  • Zmniejszenie pracochłonności części administracyjnej pięciu głównych procesów realizowanych w Zespole Szkoleń (programy rozwojowe, szkolenia otwarte, szkolenia zamknięte, studia i języki) o 30%
  • Ograniczenie czasu przeznaczonego przez specjalistów na administrację szkoleń do 25% (z szacowanych 360 h/msc do 120)
  • Wykorzystanie uwolnionego czasu na działania strategiczne

Przygotowanie i realizacja

Przygotowanie i realizacja

Zaczęliśmy od określenia zakresu prac w projekcie. Następnie zbadaliśmy z pracownikami jak wygląda obecny stan procesów realizacji szkoleń otwartych i zamkniętych oraz opracowaliśmy wizję jak powinien on wyglądać. Zależało nam by dział ten pełnił znacznie ważniejszą rolę w organizacji, by uwolnić potencjał ludzi. Zmierzyliśmy dokładnie czas trwania poszczególnych kroków w procesach. Na tej podstawie stworzyliśmy zarys Business Case’a, w którym pokazaliśmy jakie oszczędności przyniesie inny podział zadań. Wydzieliliśmy najprostsze czynności, które po przygotowaniu standardu, mogły wykonywać początkujące osoby.

Efekty

Efekty

Dzięki przeniesieniu prac administracyjnych na osoby z mniejszym doświadczeniem:

  • Uwolniliśmy połowę czasu specjalistów, który mogą poświęcić na przygotowanie i realizację polityki szkoleniowo-rozwojowej
  • Zmniejszyliśmy koszty procesu realizacji szkoleń o 46 %

Chcesz osiągnąć podobne efekty?

Napisz do nas!